Praxisbeispiel EDV-Unternehmen

Dem Unternehmen ist wichtig, dass die Kunden gut betreut werden und die Mitarbeiter möglichst eigenständig arbeiten können.

Daher wurde mit den Mitarbeitern eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart die sie sich täglich frei einteilen können. Es gibt keinen fixen Arbeitsbeginn oder Arbeitsende.

Wichtig für das IT-Unternehmen ist die Aufzeichnung und Verrechnung der geleisteten Stunden für ihre Kunden. Daher nutzen sie auch die Funktion Projektzeiterfassung.

Jedem Mitarbeiter können die Projekte zugeordnet werden an denen er mitarbeitet.

Die Projekte können als verrechenbar und nicht verrechenbar eingestuft werden, wodurch auch Projekte für interne Tätigkeiten angelegt und erfasst werden können. Regelmäßig erfolgt hier die Auswertung, ob ausreichend verrechenbare Projektzeiten erfasst wurden oder ob vergessen wurde Projetzeiten zu erfassen (intern oder verrechenbar).

Mit einem Klick auf den Button des entsprechenden Projektes starten und beenden die Mitarbeiter im Büro über den PC einfach das Projekt.

Zur späteren Nachvollziebarkeit, ergänzt er bei Bedarf die Projektzeit zu Beginn, oder am Ende, mit einer kurzen Beschreibung der durchgeführten Tätigkeit.

Der Projektleiter behält bei den Pauschalprojekten immer den Fortschritt im Auge um eine zeitliche Verzögerung oder Stundenüberschreitung rechtzeitig eingreifen zu können. Dies ermöglicht ihm ganz einfach ein Blick in die Projektzeiterfassung in der sämtliche Projekte mit ihrem jeweiligen Fortschritt, und der Deadline, farblich angezeigt werden.

Auch die Mitarbeiter, die beim Kunden sind, haben die Möglichkeit einfach diese Zeiten als Dienstreise mit Projektbezug und einer Tätigkeitsbeschreibung in der Mobilansicht zu erfassen.

Durch die Erfassung als Dienstreise ist es möglich die gefahrenen Kilometer zu hinterlegen und automatisch bei Bedarf das Kilometergeld, sowie das Taggeld in der Lohnabrechnung für den Mitarbeiter zu berücksichtigen.

In der Projektabrechnung werden die Kundenbesuche ebenfalls gesondert ausgewiesen, sodass dies schnell und übersichtlich in der Rechnung an den Kunden berücksichtigt werden kann.

Mobilansicht Projektstart

Projektabrechnung

Die Funktion Projektverwaltung ermöglicht es dem Unternehmen Unterpunkte zur besseren Übersichtlichkeit der Aufgaben zu erstellen.

Dies erleichtert die Abrechnung am Monatsende, da klar ersichtlich ist welche Zeiten und Tätigkeiten angefallen sind und wann ein Kundenbesuch stattgefunden hat.

Am Anfang des Folgemonats erstellt das Unternehmen eine Auswertung der Projekte an denen im Vormonat gearbeitet wurde und entscheidet welche Stundenleistungen für welche Kunden in diesem Monat abgerechnet werden sollen.

Um die Ergebnisse aufzubereiten, werden die Daten als CSV exportiert und dem Kunden dann per Mail, zusätzlich zur Rechnung, als PDF übermittelt.

Für die Abrechnung pauschal angebotener Projekte, wertet der Projektleiter einfach das entsprechende Projekt mit den Zeiten aus.

Die Anwesenheitsliste ermöglicht es allen auf einen Blick zu sehen welcher Mitarbeiter gerade im Haus, oder auswärts unterwegs, ist und womit alle gerade beschäftigt sind.

So ist auf einen Blick ersichtlich, ob es gerade ein guter Zeitpunkt für eine Kontaktaufnahme ist. 

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