Anfängliche Bedenken der Mitarbeiter wurden aufgehoben. Alles funktioniert reibungslos
Warum die consult24 GmbH für verwaltende Tätigkeiten auf die Zeiterfassung setzt, hat uns Stefan Herbeck, Geschäftsführer der consult24 GmbH, im Gespräch erzählt.
Danke für das Interview! Wir freuen uns, dass ihr eure Erfahrungen mit uns teilen wollt. Stellt euch doch kurz vor. Was macht ihr genau?
Die consult24 GmbH, mit Sitz in Wien, bietet Klein- und Mittelbetrieben eine ganzheitliche Betreuung ihrer IT-Infrastruktur an. Sie überwacht die Server und kümmert sich um deren regelmäßige Wartung; sie übernimmt die Implementierung neuer Software und setzt entsprechende Integrationsprojekte um; sie unterstützt Firmen dabei, deren interne Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren. Kurz: Die consult24 GmbH fungiert als ausgelagerte IT-Betreuung. Unsere Kundschaft besteht hauptsächlich aus Unternehmen mit 10 bis 90 Mitarbeitenden, die am österreichischen Markt in Wien und Umgebung vertreten sind.
Warum habt Ihr Euch für die Zeiterfassung entschieden?
Mir war es wichtig, ein System zu finden, das einfach in der Handhabung ist, aber dennoch alle notwendigen Funktionen abdeckt. Vor allem die Erfassung der Arbeitszeit muss userfreundlich für unsere Mitarbeitenden sein. Das hat die Zeiterfassung in meinen Augen am besten hinbekommen. Ich hatte mir noch andere Systeme angeschaut, aber die waren mir persönlich zu komplex und aufwendig in der Anwendung.
Was gefällt Euch bei der Zeiterfassung besonders?
Zum einen, dass die Angestellten mit Leichtigkeit mit der Software arbeiten können, ohne vorab aufwändige Schulungen besuchen zu müssen.
Zum anderen finde ich die lückenlose Erfassung richtig klasse. Dadurch haben wir jetzt auch eine Übersicht darüber, wie viel Resturlaub die einzelnen Mitarbeitenden noch haben und können gezielte Anweisungen zum Abbau geben.
Wem würdet ihr die Zeiterfassung weiterempfehlen?
Vielleicht andersherum gesagt: Nicht empfehlen würde ich sie Betrieben der Gastronomie oder großen Konzernen, die spezifische Anforderungen eines Betriebsrats erfüllen müssen. Aber für kleine und mittlere Unternehmen, egal ob mit normalen Arbeitszeiten oder mit einem Gleitzeitmodell, ist die Zeiterfassung ideal!
Wie verwendet Ihr die Zeiterfassung? Welche Funktionen nutzt Ihr?
Wir nutzen ziemlich viele Funktionen: Unsere Mitarbeitenden erfassen zum Beispiel ihre Arbeitszeiten und führen ihr Fahrtenbuch mit der Software. Aber auch die Verwaltung der Urlaubstage oder der Ausgleich von Pluszeiten läuft bei uns über die Zeiterfassung.
Wie schaut ein Arbeitstag in der Regel bei euch aus?
Bei uns im Unternehmen arbeiten wir nach einem Gleitzeitmodell. Wir beschäftigen Leute sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit. Den einen regulären Arbeitstag gibt es bei uns also nicht. Daher ist die Zeiterfassung für uns optimal: Mit ihr können wir individuelle Arbeitszeitmodelle pro Mitarbeiter/in hinterlegen. Besonders praktisch finde ich, dass die Pausen automatisch erfasst werden und man dafür nichts manuell eingeben muss.
Wie funktioniert die Erfassung der Arbeitszeit bei euch konkret?
Wenn ein Mitarbeiter mit seiner Arbeit beginnt, klickt er in der Zeiterfassung auf Start. Da wir aber keine klassischen 9-to-5-Jobs haben, kann es sein, dass ein Mitarbeiter zum Beispiel um 07:00 Uhr beginnt, weil er in der Früh Fernwartungen vornimmt, um 07:30 Uhr seine Arbeit unterbricht und diese erst einige Stunden später weiterführt.
Und für die Unterbrechung klickt er dann erst auf Stopp und später wieder auf Start? Genau! Der Mitarbeiter kann jederzeit am Desktop oder seinem Smartphone die Zeit starten und stoppen. So werden von vornherein nur die Zeiten erfasst, in denen er tatsächlich arbeitet. Dementsprechend leicht kann man dann alles am Monatsende zusammenfassen und bei der Kundschaft abrechnen.
Wie genehmigt Ihr die Arbeitszeiten? Gibt es einen Prozess bei Euch?
Dafür arbeiten wir mit dem An- und Abwesenheitsplan. Alle Angestellten müssen am Monatsende ihre Arbeitszeiten abschließen und einreichen. Dank der Zeiterfassung reicht das mittlerweile per Mail. Wir können die erfassten Zeiten über das System genehmigen, ausdrucken und ablegen. Früher mussten wir alles manuell unterschreiben. Da reduziert die Zeiterfassung unseren Verwaltungsaufwand enorm.
Ihr nutzt auch das Fahrtenbuch?
Für die Projektzeiterfassung, ja. Die Auswertung dafür läuft über die gerade besprochene Zeiterfassung und das Fahrtenbuch. Die Angestellten reichen jeden Monat ihre Fahrtenbucheinträge ein. Anfängliche Bedenken wurden aufgehoben. Alles funktioniert reibungslos: Die Mitarbeitenden starten die Zeit, sobald sie mit dem Auto wegfahren und tragen dann die Kilometer ein. Somit erhalte ich eine lückenlose Aufzeichnung sowohl ihrer Kilometer als auch ihrer Arbeitszeit.
Verwaltet Ihr auch Eure Überstunden mit der Zeiterfassung?
Überstunden mit Zuschlägen gibt es bei uns nicht. Aber natürlich kann man Pluszeiten im System erfassen und diese über einen Zeitausgleich wieder abbauen. Seit wir mit der Zeiterfassung arbeiten, erfolgt auch das lückenlos. Die vorherigen Excel-Einträge waren wesentlich fehleranfälliger.
Mehr Informationen
consult24 GmbH
Dornbacher Straße 59
A-1170 Wien
