Dank der Zeiterfassung kann ich mir schnell einen Überblick über alles verschaffen
Warum die FALKEmedia GmbH von Excel-Listen auf das Online-Zeiterfassungssystem der Zeiterfassung gewechselt hat, hat uns Matthias Wagner, Geschäftsführer der FALKEmedia GmbH, im Gespräch erklärt.
Danke für das Interview! Wir freuen uns, dass ihr eure Erfahrungen mit uns teilen wollt. Stellt euch doch kurz vor. Was macht ihr genau? Die FALKEmedia GmbH, Werbeagentur in Waidhofen/Ybbs in Niederösterreich, bietet ihren Kund/innen einen Marketing-Mix an mit perfekt aufeinander abgestimmten Werbeaktivitäten. Neben der Entwicklung einer Strategie, die zu dem jeweiligen Kunden und seinem Zielpublikum passt, beinhaltet FALKEmedias Leistungsspektrum Druck- und Werbetechnik, Grafikdesign, Text und PR, sowie Marketing im Web und auf den digitalen Medien.
Für die Verwaltung ihrer Mitarbeiter/innen hat sich die Agentur von Excel-Tabellen gelöst und ist auf die Zeiterfassung umgestiegen. Über die Gründe dafür hat sie mit uns gesprochen.
Wofür verwendet Ihr die Online-Zeiterfassung? Wir verwenden die Software für die Arbeitszeiterfassung für die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation der Arbeitszeit unserer Mitarbeiter/innen. Im Prinzip waren wir auf der Suche nach einer digitalen Lösung für diverse verwaltende Tätigkeiten.
Wie habt Ihr das bisher gehandhabt? Mit Excel? Genau, wir haben immer Excel-Listen verwendet. Aber als wir Auswertungen haben wollten, zum Beispiel eine Urlaubsübersicht aller Angestellten, hat uns Excel nicht mehr gereicht. Wir haben uns ein paar Anbieter angeschaut und uns gefreut, dass es mit der Zeiterfassung eine österreichische Lösung gibt.
Warum würdest du die Zeiterfassung anderen Firmen empfehlen? Zum einen finde ich es praktisch, alle Mitarbeiterdaten an einer zentralen Stelle, also in einem einzigen System, zu verwalten. Dann ist es super, dass die Feiertage von vornherein hinterlegt sind. Bisher musste ich dafür jedes Jahr aufwendige Excel Dateien selbst erstellen. Auch die Auswertungen erleichtern mir den Arbeitsalltag sehr: Dank der Zeiterfassung kann ich mir schnell einen Überblick über alles (wie zB Urlaub- und Stundensalden) verschaffen. Und die Anwenderfreundlichkeit macht es einfach; man kommt durch Testen und Ausprobieren leicht von Beginn an auch ohne eine Schulung mit dem Zeiterfassungssystem zurecht.
Und mit dem neuen Zeiterfassungssystem läuft alles so, wie Ihr Euch das vorgestellt habt? Das funktioniert super mit der Hinterlegung der Arbeitszeiten und Arbeitszeitpläne. Am Ende des Tages tragen wir den aktuellen Tag ein, einmal im Monat machen wir den Abschluss. Wir können jetzt endlich sehen, wie sich alles entwickelt und dadurch viel besser vorausplanen, auch Urlaube und solche Sachen.
Was habt Ihr für Arbeitszeitmodelle hinterlegt? Wir arbeiten mit unterschiedlichen Wochenplanvarianten, weil wir Teilzeit- und Vollzeit-Angestellte haben. Bei der Zeiterfassung kann man individuelle Standardwochen einrichten. Wenn eine Mitarbeiterin zum Beispiel für die Kinderbetreuung immer um eine bestimmte Uhrzeit mit dem Arbeiten aufhören muss, kann man das hinterlegen. Oder wenn jemand freitags immer frei hat: Dann speichern wir dessen Standard-Arbeitswoche als Montag bis Donnerstag. So sind dann auch die Krankheits- und Urlaubstage korrekt erfasst und die Stundenaufzeichnen stimmen.
Das heißt, Ihr hinterlegt nicht nur die jeweiligen Sollstunden des Tages, sondern auch Arbeitsbeginn und -ende? Ganz genau. Damit man weiß, was die jeweilige Standard-Arbeitszeit ist. Die Stundenaufzeichnungen über die tatsächlich geleisteten Stunden erfolgen dann über die Wochenansicht im nachhinein.
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