Heute möchten wir Ihnen einen Blick hinter die Kulissen eines Unternehmens gewähren, das den Sprung von der Arbeitszeiterfassung mit Excel zur Online-Software dieZeiterfassung erfolgreich vollzogen hat.
Diese Non-Profit-Organisation, welche 1999 als Wiener Tafel ins Leben gerufen wurde, ist die älteste Tafel der Alpenrepublik und ist für ihren bedingungslosen Einsatz gegen Armut, Hunger und Lebensmittelverschwendung bekannt.
Wir haben uns mit Nina Thurn und Taxis unterhalten, die für die Büroadministration der Tafel Österreich verantwortlich ist, und mit ihr über die Zeiterfassung der Mitarbeiter im Laufe der nahezu 25-jährigen Unternehmensgeschichte gesprochen.
Die Hauptaufgabe der Tafel Österreich ist die Rettung von genussfähigen Lebensmitteln vor der Entsorgung und die kostenfreie Verteilung dieser an unterschiedliche Sozialeinrichtungen durch ehrenamtliche Mitarbeiter. Damit die Abholung, die Sortierung und die Auslieferung reibungslos funktioniert, braucht es natürlich ein kompetentes Team im Hintergrund.
Unser Abschied von Excel
Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter bewerkstelligte “Die Tafel Österreich” von Anfang an mit Hilfe von Excel. Es funktionierte im Prinzip sehr gut und war für jenen Zeitraum definitiv die zweckmäßigste Lösung für uns. Unsere Excel-Tabellen hatten zahlreiche gesperrte Felder, so dass die Mitarbeiter bei der Vervollständigung mit den eigenen Daten kaum Fehler machen konnten.
Natürlich funktionierte es nicht reibungsfrei, denn Fehlerquellen finden sich immer. So wurden beispielsweise Dateien in internen Ordnern abgelegt, auf die man nicht zugreifen konnte. Die monatlichen Ausdrucke resultierten zudem in einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft. Urlaubsanträge, monatliche Berichte und Krankenstände – da kamen im Laufe der Zeit einige richtig dicke Ordner zusammen.
Als die Anzahl unserer Beschäftigten stieg, kamen wir nicht umhin, uns intensiv mit dem Thema Onlinezeiterfassung auseinanderzusetzen, um das ansteigende Chaos in den Griff zu bekommen. Das gesamte Jahr 2022 nahmen wir uns bewusst die Zeit, um eine passende Software für Arbeitszeiterfassung aus Österreich zu finden und diese intern zu evaluieren.
Wir brauchten eine einfache Lösung, die keinen zusätzlichen Aufwand für unsere Mitarbeiter bedeutet, sondern diesen die Arbeit erleichtert. So suchten wir nach einem Zeiterfassungssystem mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einem schlichten Design, bei dem die Funktionalität im Vordergrund steht.
Die Umstellung und ihre Herausforderungen
Im Herbst 2022 begann schließlich der zweimonatige Testzeitraum, an dem fünf Mitarbeiter aller Hierarchieebenen teilnahmen. Überraschend war für uns der geringe Zeitaufwand von gerade einmal drei Minuten, der für die Anlage der Mitarbeiter in der Software durch die Personalverantwortlichen gebraucht wurde. Die Einweisung der Mitarbeiter ins Programm brauchte zwischen fünf und acht Minuten – vieles ist selbsterklärend und intuitiv.
Ab Anfang Dezember holten wir alle Mitarbeiter im Livebetrieb ins Boot und erfassten von da an sämtliche Daten mittels Online-Zeiterfassung. Bis Ende des Jahres konnten wir alle Zeiten im Programm digitalisieren, sodass wir mit korrekten Salden ins neue Jahr starten konnten.
Während dieses Testzeitraumes wurde deutlich, welche Entscheidungen intern zu treffen sind, um eine optimale Arbeitsweise des neuen Zeiterfassungssystems zu gewährleisten.
So hatten wir beispielsweise früher eine Gleitzeitregelung zwischen 08:00 Uhr und 20:00 Uhr, tatsächlich begannen viele Mitarbeiter jedoch bereits vor 08:00 Uhr zu arbeiten. Im Excel-Sheet trug man dann einfach nachträglich die vorgeschriebene Zeit ein. Diese Praxis fiel natürlich bei der Live-Zeiterfassung deutlich auf – wir passten daraufhin sämtliche Arbeitsverträge an die tatsächlichen Umstände an.
Zeiterfassungssysteme der Zukunft – Einfach und effizient
Niemand hat erwartet, dass sich mit dem Umstieg von Excel auf dieZeiterfassung-Software wirklich viel im Alltag ändert. Das hat es jedoch!
Erst wenn man sieht, dass es auch anders geht, merkt man, was man vermisst hat: Durch die Live-Erfassung der Zeiten kann jederzeit auf diese zugegriffen werden – das lästige Warten auf die Nachreichung der Eingaben einzelner Mitarbeiter fällt beispielsweise nun weg. Eine Kontrolle der Einträge kann jederzeit – auch Mitte des Monats – erfolgen und damit den Stress zum Monatsende reduzieren.
In Bezug auf die Krankenstände ist das Nachfassen nach den Bestätigungen endlich Vergangenheit. Die Bestätigung wird nämlich nur mehr eingescannt und direkt auf dem externen Server gespeichert – die Freigabe des Krankenstandes erfolgt somit erst dann, wenn die Bestätigung im System ist.
Begeistert sind wir auch vom Kundenservice – denn hier findet man keine anonyme Supporthotline, sondern kompetente Mitarbeiter, die die Kunden kennen und mit Rat und Tat bei etwaigen Fragen unterstützen. Die Hilfeseite mit klaren Anleitungen und Erklärvideos begeistert mit ihrer verständlichen Sprache, die sich an den Endnutzern orientiert.
So gelingt auch Ihnen der Umstieg zu dieZeiterfassung
Wie bei jeder erfolgreichen Implementierung neuer Software ins Unternehmen gilt es, die Mitarbeiter möglichst früh zu informieren. Uns half eine kompakte Zusammenfassung mit Links zu Login, Benutzerhandbuch und anderen nützlichen Hilfeartikeln.
Die Überlegungen, welcher Mitarbeiter wofür zuständig ist und welche Berechtigungen seine Aufgabe erfordert, müssen rechtzeitig angestellt werden. Mittels dieser wird die Software zielgenau auf die Unternehmensbedürfnisse eingestellt.
Der Live-Test darf nicht vernachlässigt werden – er dient der Anpassung des Programms an die individuellen Unternehmensstrukturen. Erst in dieser Etappe wird deutlich, welche Parameter wie eingestellt werden müssen, um im Ergebnis genau das angezeigt zu bekommen, was man haben möchte.
Wir empfehlen dieZeiterfassung ganz klar weiter! Ganz gleich, ob Sie einen Mitarbeiter oder 100 beschäftigen – Sie werden den Unterschied merken.
Copyright Fotos: Die Tafel Österreich/Thomas Topf
Erfahren Sie mehr über „Die Tafel Österreich“
www.tafel-oesterreich.at