Weihnachtsgeschenke für Mitarbeiter – was gilt es hier steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich zu berücksichtigen?
Viele Firmen drücken ihre Wertschätzung ihren Mitarbeitern gegenüber vor allem in der Weihnachtszeit gerne in Form von Geschenken aus. Was bedeutet das im Hinblick auf die Steuer und die Sozialversicherung? Fallen Beiträge an? Was gilt es zu beachten, wenn man den Angestellten den 24. und 31. Dezember als Urlaubstag schenken möchte? Folgender Blog-Artikel beantwortet diese Fragen und liefert zusätzlich noch ein paar Ideen für Geschenke, über die sich die meisten Mitarbeiter freuen.
Sachbezüge Grundsätzlich fallen für alle Bezüge, die Angestellte von ihrem Betrieb erhalten, Steuern und Beiträge für die Sozialversicherungen an. Das gilt sowohl für jegliches Geld, das vom Unternehmen zu Mitarbeitenden fließt, als auch für Sachbezüge. Ein Beispiel für einen Sachbezug stellt der Firmenwagen dar: Mitarbeiterin Manuela Muster bekommt von ihrem Dienstgeber einen PKW, den sie auch für private Fahrten nutzen darf. Sie erhält dadurch einen geldwerten Vorteil, welchen es zu versteuern gilt und der sozialversicherungspflichtig ist.
Jährlicher Freibetrag Allerdings gibt es für das Beziehen von Sachleistungen einen jährlichen Freibetrag in Höhe von 186,- Euro pro Mitarbeiter/in. Frau Musters Dienstgeber kann also allen seinen Angestellten ein Weihnachtsgeschenk im Wert von bis zu 186,- Euro pro Person machen, ohne dass dafür Steuern oder Beiträge anfallen. Voraussetzung hierfür ist, dass er alle Mitarbeitende (nicht nur einzelne) aus einem bestimmten Anlass (in diesem Fall Weihnachten) beschenkt und dass er im selben Jahr noch keine Geschenke vergeben hat. Hat der Dienstgeber beispielsweise allen Angestellten bereits ein Geschenk zu Ostern im Wert von 50,- Euro pro Person gemacht, bleiben ihm noch 136,- Euro pro Person für die Weihnachtsgeschenke.
Geschenkideen Doch was schenkt man Angestellten am besten? Oft ist es schwierig, etwas zu finden, das den Geschmack von allen trifft. Ein paar Ideen könnten sein:
- Gutscheine Sofern Mitarbeitende diese nicht in Bargeld umtauschen können, gelten sie als Sachbezüge. Beliebt sind Gutscheine, mit denen man in diversen Geschäften und Restaurants bezahlen kann, sowie Wellness- oder Erlebnisgutscheine.
- Präsentkörbe Diese können beispielsweise gefüllt sein mit Süßigkeiten, Marmeladen oder ausgefallenen Saucen. Im Corona-Jahr wäre es auch denkbar, den Mitarbeitenden einen „Mini-Weihnachtsmarkt“ für zu Hause mit Glühwein, Spekulatius und einer weihnachtlich bedruckten Tasse zukommen zu lassen.
- Noise-Cancelling-Kopfhörer Für die Bürozeit nach Corona, aber auch für die Home-Office-Zeit, in der man eventuell die Musik oder die Video-Konferenzen des Wohnungsnachbarn ausblenden möchte.
- Verschließbarer (Thermos-)Kaffeebecher Für den morgendlichen Kaffee auf dem Weg zur Arbeit. Mit diesem Geschenk leistet man als Firma zusätzlich einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit durch die Reduktion von täglich weggeworfenen Kaffeebechern.
- Fitnessarmband / Fitnesstracker Um beispielsweise zu messen, wie viele Schritte man am Tag geht oder wie viele Kilometer man beim Joggen zurücklegt.
- Glühwein plus Thermoskanne Beide Gegenstände könnte man noch mit einem Spruch bedrucken lassen, der den Dank für die geleistete Arbeit ausdrückt.
- Powerbank Ein Ladegerät für Handys und Tablets, auch kabellos erhältlich. Falls mal keine Steckdose vorhanden ist, kann man hiermit seine Geräte auch unterwegs aufladen.
Urlaubstage am 24. und / oder 31. Dezember verschenken Der 24. und der 31. Dezember sind keine Feiertage und somit grundsätzlich reguläre Arbeitstage. In den meisten Firmen regeln Kollektiv- und Arbeitsverträge die Frage danach, ob und wie lange am 24. und 31. Dezember gearbeitet werden muss. Betriebe, bei denen an diesen beiden Tagen gearbeitet wird, wollen Ihren Mitarbeitenden eventuell als Geschenk an Weihnachten und / oder Silvester freigeben. Das ist natürlich möglich, allerdings sollten sie dabei Folgendes beachten: Wenn eine Firma ihren Mitarbeitenden über die Jahre hinweg mehrfach am 24. und / oder 31. Dezember Urlaubstage schenkt, kann daraus ein Rechtsanspruch auf diese freien Tage für die Mitarbeitenden entstehen. Man spricht in diesem Fall von der betrieblichen Übung. Um dem zu entgehen, ist es zwingend notwendig, dass die Firma im Vorfeld der beiden Tage einen Freiwilligkeitsvorbehalt inklusive eines Hinweises auf die Widerrufbarkeit verfasst. Das bedeutet: Die Firma hält schriftlich fest, dass es sich bei den geschenkten Tagen um eine einmalige freiwillige Zusatzleistung ihrerseits handelt und dass auch im Wiederholungsfalle kein Rechtsanspruch der Mitarbeitenden auf einen Urlaub an diesen beiden Tagen besteht (OGH-Urteil 13. Oktober 1993, 9 ObA 265/93).
Fazit: Wenn die Geschenke, die ein Betrieb seinen Angestellten zu Weihnachten macht, folgende Kriterien erfüllen, sind sie steuer- und beitragsfrei:
Der Preis für ein Geschenk pro Jahr pro Mitarbeiter/in beträgt weniger als oder genau 186,- Euro. Es handelt sich um Sach- und keine Geldgeschenke. (Gutscheine, Autobahnvignetten oder Goldmünzen gelten als Sachgeschenke.) Die Dienstnehmer/innen können die Geschenke nicht in Bargeld umwandeln. Beim Verschenken von Urlaubstagen an Weihnachten und / oder Silvester ist darauf zu achten, keinen Rechtsanspruch für Mitarbeitende durch betriebliche Übung entstehen zu lassen.
Tiefergehende Informationen zu diesem Thema finden Sie bei der Wirtschaftskammer Österreich (https://www.wko.at/service/steuern/steuerliche-abzugsfaehigkeit-weihnachtsgeschenke.html) oder der Arbeiterkammer (https://www.arbeiterkammer.at/beratung/arbeitundrecht/arbeitszeit/arbeitszeitundruhepausen/Feiertagsruhe.html).