Schneller, einfacher und effektiver Arbeitszeiten erfassen: Jetzt auf eine Onlinezeiterfassung umsteigen und profitieren
Wozu überhaupt Arbeitszeiten erfassen?
In Österreich trat zum 1. Jänner 2022 die verpflichtende Arbeitszeiterfassung in Kraft. Dies bedeutet, dass seither alle Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau zu dokumentieren. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre gesetzlich festgelegten Arbeitszeiten einhalten und Überstunden entsprechend abgegolten werden.
Arbeitgeber müssen die täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter protokollieren, einschließlich Arbeitsbeginn und -ende, Pausen, Ruhezeiten und Überstunden.
Für die Unternehmen bedeutet die verpflichtende Arbeitszeiterfassung eine zusätzliche bürokratische Belastung, da sie nun dafür sorgen müssen, dass alle Arbeitsstunden genau erfasst und dokumentiert werden. Moderne Zeiterfassungssysteme, wie dieZeiterfassung, helfen Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und erleichtern die Organisation und Planung der Arbeitsabläufe.
Welche Vorteile bietet ein digitales Zeiterfassungssystem?
Vorteile für Unternehmen
Genauigkeit und Transparenz
Eine digitale Zeiterfassung minimiert Fehler, die bei manuellen Eintragungen entstehen können. Sie ermöglicht eine präzise Aufzeichnung der Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden in Echtzeit, was eine höhere Transparenz schafft.
Effizienzsteigerung
Zeiterfassungssysteme reduzieren den administrativen Aufwand erheblich. Zeit, die sonst für das manuelle Sammeln, Überprüfen und Eingeben von Daten aufgewendet werden müsste, kann eingespart werden, wodurch Mitarbeiter, Personalverantwortliche und Führungskräfte sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ein digitales Zeiterfassungssystem hilft dabei, gesetzliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung einzuhalten, was insbesondere im Hinblick auf Überstundenregelungen, gesetzliche Pausen- und Ruhezeiten und Arbeitszeitgesetze relevant ist. Zudem können Berichte für Audits und Kontrollen leicht erstellt und archiviert werden.
Flexibilität und mobile Nutzung
Motivation und Leistungserfassung
Vorteile für Mitarbeiter
Flexibilität und Transparenz
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten flexibel erfassen und haben einen klaren Überblick über ihre geleisteten Stunden, Pausen, Überstunden und ihren aktuellen Stundensaldo.
Bequemlichkeit
Eine Onlinezeiterfassung ist benutzerfreundlich und einfach zu handhaben. Mitarbeiter können ihre Zeiten auf Smartphone, Tablet oder am Computer erfassen, ohne manuelle Formulare ausfüllen zu müssen.
Vereinfachte Urlaubs- und Abwesenheitsplanung
Mit einem Zeiterfassungssystem können Arbeitnehmer leichter Urlaubstage beantragen und ihre Abwesenheiten verwalten. Vorgesetzte können Anträge schneller bearbeiten, und Mitarbeiter haben einen besseren Überblick über ihre verbleibenden Urlaubstage.
Eigenverantwortung
Nachvollziehbarkeit
Im Falle von Unstimmigkeiten oder Diskussionen über Arbeitszeiten bieten Onlinezeiterfassungssysteme eine klare, objektive Aufzeichnung, die als Nachweis dienen kann.
Wie erfasse ich Arbeitszeiten in dieZeiterfassung?
Zugang zur Zeiterfassung
Persönliches Login
Jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Zugang zum elektronischen Zeiterfassungssystem, in dem er sich einloggen muss, um seine Arbeitszeit zu erfassen.
Zentrales Erfassen ohne Login
Mitarbeiter haben Zugang mit und ohne Passwort je Abteilung auf einem zentral verfügbaren Tablet oder Computer über unser Online-Web-Terminal
Zeiten live oder nachträglich erfassen
Zeiten live erfassen
Starten und beenden Sie Ihre Zeiten einfach und noch schneller und effektiver live durch Klick auf den Button
Zeiten nachträglich erfassen
Oder erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten oder Dienstreise nachträglich noch einfacher über Drag und Drop.
Welche Zeitarten können erfasst werden?
Homeoffice
Dienstreise
Arztbesuch
Behördenweg
Bildungsfreistellung
Pflegefreistellung
Urlaub
Zeitausgleich
Welche Arbeitszeitmodelle können in dieZeiterfassung abgebildet werden?
Flexible Arbeitszeiten
Ihnen ist nicht wichtig wann die Mitarbeiter arbeiten, sondern dass am Ende der Woche oder des Monats die Sollstunden erreicht werden?
Dann hinterlegen Sie im Wochenplan nur die Tages-Sollstunden und überlassen Sie den Rest Ihren Mitarbeitern.
Gleitzeitmodelle
Ihre Mitarbeiter sollen innerhalb eines festgesteckten Zeitrahmens ihre Arbeitszeit beginnen und beenden?
Hinterlegen Sie im Wochenplan Gleit- und Kernzeitbeginn, sowie Gleit- und Kernzeitende.
Zeiten die außerhalb der festgelegten Gleitzeit gebucht gestartet und beendet werden, werden nicht gewertet und müssen extra bewilligt werden.
So behalten Sie den Überblick über die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter und verhindern, dass laufend Mehrstunden aufgebaut werden.
Fixe Dienstzeiten
Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter beginnt und endet zu einer Uhrzeit? Dies kann einfach über den Wochenplan definiert werden.
Zeiten vor dem definierten Arbeitsbeginn, und Zeiten nach dem definierten Arbeitsende, werden nicht gewertet und müssen extra bewilligt werden.
So behalten Sie den Überblick über die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter und verhindern, dass laufend Mehrstunden aufgebaut werden.
Wechselnde Dienstpläne
Es können einem Mitarbeiter mehrere Wochenpläne zugeordnet werden, die zeitlich aufeinander folgen.
Anwendung findet das beispielweise im Handel und auch im Handwerk wenn sich lange und kurze Wochen abwechseln.
Freie Mitarbeiter
Der Wochenplan in der Zeiterfassung lässt es auch zu, dass keine Stundenanzahl, sowie keine fixen Arbeitszeiten oder Tage vorgegeben sind.
So kann der Mitarbeiter Zeiten einfach wenn sie anfallen erfassen, egal wann, wie und wo.
Wechsel des Arbeitszeitausmaßes
Ihr Mitarbeiter wechselt von Vollzeit auf Teilzeit oder arbeitet zukünftig nur noch 4 Tage pro Woche?
Erstellen Sie einfach einen neuen Wochenplan und legen Sie fest ab wann dieser gilt.
Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeiterfassung
Anforderungen & Anwendung
Ist es möglich, dieZeiterfassung offline zu verwenden?
Da es sich bei unserer Software dieZeiterfassung um eine Cloudsoftware handelt, ist eine Internetverbindung für die Verwendung erforderlich. Auf dieZeiterfassung können Sie über das Internet mit PC, Tablet oder auch mobil über Smartphone zugreifen.
Welche Hardwareanforderungen hat dieZeiterfassung?
Es liegt ganz in Ihrer Entscheidung, auf welchem Ihrer Geräte Sie dieZeiterfassung nutzen möchten. Es ist kein Extra-Equipment, und auch keine Installation unsererseits dafür notwendig. Sie können also jederzeit frei wählen zwischen PC, Tablet oder Smartphone. Entscheidend ist nur, dass das jeweilige Gerät mit dem Internet verbunden werden kann.
Welche Möglichkeiten gibt es zur nachträglichen Erfassung von Zeiten?
Wenn ein Mitarbeiter kein Smartphone o.ä. für die laufende Zeiterfassung hat, können alle Zeiten auch im Nachhinein manuell über den PC erfasst werden.
Ist es möglich, die Zeiterfassung als App bzw. vom PC/Cloud aus laufen zu lassen?
Wenn Sie viel unterwegs sind und keinen Hardware-Terminal benötigen, können Sie die Zeiterfassung auch einfach vom Handy aus bedienen. Hierfür können Sie den Link ganz einfach wie bei einer App auf Ihrem Bildschirm als Icon speichern.
Benutzer und Zugriffsrechte
Ist es nachvollziehbar, welcher Benutzer Änderungen im Programm vorgenommen hat?
Jeder User erhält zu der Software einen individuellen Login und Sie vergeben die Berechtigung die dieser Mitarbeiter hat. Dadurch bestimmen Sie selbst welche Zeiteinträge oder Änderungen des Mitarbeiters bewilligungspflichtig sind und welche nicht. Bei jedem Nachtrag und jeder Änderung einer erfassten Zeit ist ersichtlich wer diese Änderung bewilligt hat und was der ursprüngliche Zeiteintrag war.
Können sich mehrere Benutzer zeitgleich im System anmelden?
Ja, das ist möglich, wenn jeder Benutzer seinen eigenen Log-In verwendet.
Ist es möglich, dass ein Benutzer sich lediglich einstempelt, aber der Urlaub vom Abteilungsleiter eingetragen wird?
In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, den Web-Terminal zu verwenden, worüber mehrere Angestellte über ein zentrales, vereinfachtes Interface Arbeitszeiten erfassen können. So können die Benutzer die Arbeitszeiten, jedoch keinen Urlaub erfassen.
Einstellungen
Wie werden die Pausenzeiten erfasst bzw. geregelt?
Bei jedem Mitarbeiter können Sie eine individuelle Pausendauer hinterlegen. Sollte der Mitarbeiter vergessen sich für die Dauer der Pause abzumelden, wird diese Zeit automatisch von seiner Arbeitszeit abgezogen.
Ist ein Urlaubsanspruch auch in Stunden möglich?
Es ist nicht möglich den Urlaubsanspruch in Stunden einzugeben, dies ist nur in ganzen Tagen möglich. Die Inanspruchnahme des Urlaubs ist jedoch auch stundenweise (zB halber Urlaubstag) möglich.
Wie verhält es sich bei der Tätigkeit in einer Werkstatt oder auf Montage?
Sowohl Arbeitszeiten, Dienstreisen als auch Projektzeiten können mobil über das Smartphone/Tablet etc. erfasst werden
Was für Möglichkeiten habe ich bei einem Schichtsystem?
Für jeden Mitarbeiter können Sie einen Wochenplan mit der täglichen Soll-Arbeitszeit hinterlegen. Dort haben Sie auch die Möglichkeit einzustellen, dass sich dieser Wochenplan wöchentlich ändert. Dies eignet sich zum Beispiel wenn Sie ein Schichtsystem mit 3+/- verschiedenen Arbeitszeiten haben, die zum teil wöchentlich wechseln.
Lassen sich auch Überstundenpauschalen abbilden?
Überstundenpauschalen können abgebildet werden. Zur Auswahl stehen zwei Modelle für Überstundenpauschalen:
- Überstundenpauschale
- Überstundenpauschale monatlich
Die Funktionsweise und die Unterschiede der beiden Varianten werden auf unserer Hilfeseite näher erläutert.
Ist es möglich, Wochenpläne für Teilzeitmitarbeiter anzulegen?
Über die Rubrik Wochenpläne können Sie die Arbeitszeiten (Sollzeiten) für jeden Mitarbeiter einzeln erstellen. Hier definieren Sie Arbeitstage und das Stundenausmaß des jeweiligen Tages.
Server & Sicherheit
Welchen Serverstandort verwendet dieZeiterfassung?
Unsere Software liegt auf Servern in einem streng zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland und wird von Gridscale betrieben.
Gibt es dieZeiterfassung auch als On-Premise-Lösung?
Aktuell bieten wir keine On-Premise-Lösung für unsere Software für den eigenen Server an.
Schnittstellen
Welche Schnittstellen werden angeboten?
Derzeit bieten wir (noch) keine Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen an. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten als CSV zu exportieren.